Personal Data Collection Notice for ICA2025 Homestay Program

In order to facilitate the organisation of the homestay program during the 58. International Congress of Americanists ICA2025, which will be held at the University of Novi Sad from 30^th June to 4^th July, we will be collecting personal data from participants. This data is necessary to match guests with suitable hosts and ensure smooth communication between both parties.

Data Access and Usage: 

Only the designated coordinators of the homestay program will have access to the personal data collected. The data will not be shared with any third parties under any circumstances, except for the following:

• Guests will receive the contact details of their assigned hosts.
• Hosts will receive the contact details of their assigned guests.

Data Retention and Deletion: 

The personal data collected for the homestay program will not be retained after the event. All personal data will be erased from our systems and storage mediums no later than 1 October 2025.

By participating in the ICA2025 Homestay Program, you acknowledge and agree to this data collection and handling policy.

Obaveštenje o prikupljanju ličnih podataka za ICA2025 program smeštaja

Radi organizacije programa smeštaja u porodicama tokom 58. Međunarodnog kongresa americanista ICA2025, koji će biti održan na Univerzitetu u Novom Sadu od 30. juna do 4. jula 2025, prikupljaćemo lične podatke učesnika. Ovi podaci su neophodni za povezivanje gostiju sa odgovarajućim domaćinima i omogućavanje nesmetane komunikacije između obe strane.

Pristup i upotreba podataka: 

Pristup prikupljenim ličnim podacima imaće isključivo koordinatori programa smeštaja u porodicama. Podaci neće biti deljeni sa trećim stranama ni pod kojim okolnostima, osim u sledećim slučajevima:

• Gosti će dobiti kontakt podatke svojih domaćina.
• Domaćini će dobiti kontakt podatke svojih gostiju.

Čuvanje i brisanje podataka: 

Prikupljeni lični podaci za program smeštaja u porodicama neće biti čuvani nakon događaja. Svi lični podaci će biti izbrisani iz naših sistema i svih medijuma za čuvanje najkasnije do 1. oktobra 2025.

Učestvovanjem u ICA2025 programu smeštaja u porodici potvrđujete da ste upoznati sa ovom politikom prikupljanja i rukovanja podacima i da se slažete sa njom.

Aviso sobre la recopilación de datos personales para el programa de alojamiento de ICA2025

Con el fin de organizar el programa de alojamiento durante el 58. Congreso Internacional de Americanistas ICA2025, recopilaremos datos personales de los participantes. Estos datos son necesarios para emparejar a los huéspedes con los anfitriones adecuados y asegurar una comunicación fluida entre ambas partes.

Acceso y uso de los datos: 

Solo los coordinadores designados del programa de alojamiento tendrán acceso a los datos personales recopilados. Los datos no se compartirán con terceros bajo ninguna circunstancia, excepto en los siguientes casos:

• Los huéspedes recibirán los datos de contacto de sus anfitriones asignados.
• Los anfitriones recibirán los datos de contacto de sus huéspedes asignados.

Retención y eliminación de los datos: 

Los datos personales recopilados para el programa de alojamiento no se conservarán después del evento. Todos los datos personales serán eliminados de nuestros sistemas y medios de almacenamiento a más tardar el 1 de octubre de 2025.

Al participar en el programa de alojamiento de ICA2025, usted reconoce y acepta esta política de recopilación y manejo de datos.